KSeF a rekompensata z art. 10 — co zmienia obowiązkowe e-fakturowanie dla dochodzenia 40/70/100 EUR

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. — dla pozostałych przedsiębiorców. Zmiana w sposobie wystawiania faktur znacząco wpływa na to, jak ustala się termin zapłaty, datę doręczenia i moment opóźnienia. Pytanie, które dostajemy od klientów najczęściej w ostatnich tygodniach: czy KSeF zmienia prawo do rekompensaty z art. 10 u.p.n.o.? I jak teraz udowodnić, że dłużnik się spóźnił?

Krótka odpowiedź: prawo do rekompensaty 40/70/100 EUR pozostaje bez zmian, ale KSeF radykalnie upraszcza dwa pole, które przez lata generowały spory: datę doręczenia faktury oraz moment, od którego biegnie termin zapłaty. Dla wierzyciela to dobre wieści. Dla dłużnika — koniec linii obrony opartej na „nie dostałem faktury”.

1. KSeF w pigułce — co i kiedy

KSeF został wprowadzony ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598). Po przesunięciach (m.in. ustawa z 9 maja 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 852) i nowelizacji z 7 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1811) wraz z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815, ze zm. Dz.U. 2026 poz. 169) harmonogram wygląda tak:

1 lutego 2026 r. — obowiązek dla podatników o wartości sprzedaży powyżej 200 mln zł w roku poprzednim;
1 kwietnia 2026 r. — obowiązek dla pozostałych podatników VAT czynnych i zwolnionych;
faktury B2C oraz część dokumentów (paragony, kasy fiskalne) pozostają poza KSeF na warunkach przewidzianych w przepisach przejściowych.

Z perspektywy windykacji rekompensat z art. 10 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790; dalej: u.p.n.o.) liczy się jeden fakt: faktura B2B między polskimi przedsiębiorcami jest dziś dokumentem ustrukturyzowanym, wystawianym i doręczanym przez KSeF.

2. Rekompensata 40/70/100 EUR — po staremu

Sam mechanizm rekompensaty się nie zmienia. Art. 10 ust. 1 u.p.n.o. nadal przewiduje równowartość:

40 EUR — gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 000 zł;
70 EUR — gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł;
100 EUR — gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 zł.

Przeliczenie na PLN — kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a u.p.n.o.). Roszczenie powstaje ex lege, bez wezwania, z chwilą nabycia uprawnienia do odsetek z art. 7 ust. 1 u.p.n.o. To wszystko po wejściu KSeF działa identycznie — szczegóły omówiliśmy w artykule „Czym jest rekompensata z art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu opóźnieniom?”.

Co zmienia KSeF, to warstwa dowodowa: jak ustalić moment, od którego biegnie termin zapłaty, i jak udokumentować doręczenie faktury w razie sporu.

3. Doręczenie faktury — koniec sporu o „nie wpłynęła”

Przed KSeF doręczenie faktury było jednym z najczęstszych pól sporu w sprawach o rekompensatę. Dłużnik bronił się prostym zarzutem: „faktura nie została mi doręczona, więc termin nie biegł”. Sądy musiały oceniać dowody na podstawie ZPO, korespondencji e-mail, śladu w systemach EDI. Linia orzecznicza była niejednolita — co potwierdzają choćby:

SR Gdańsk-Północ, IV GC 1307/25 z 17 kwietnia 2026 r. (termin umowny ma pierwszeństwo, niedoręczenie faktury nieistotne);
SR Piotrków Trybunalski, V GC 1074/25 z 15 kwietnia 2026 r. (termin biegnie od doręczenia faktury);
SR Bydgoszcz, VIII GC 880/25 z 20 sierpnia 2025 r. (odsetki naliczane od daty wystawienia faktury).

W KSeF data doręczenia jest ustalana automatycznie i jednoznacznie. Ustawa o VAT przewiduje, że za moment otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez nabywcę uznaje się dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF (zasada wynikająca z art. 106na ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, t.j. Dz.U. 2025 poz. 775). System generuje przy każdej fakturze tzw. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z dokładnym znacznikiem czasowym.

Praktyczna konsekwencja dla wierzyciela: nie musisz już dowodzić, że faktura dotarła do dłużnika. Wystarczy pobrać UPO z KSeF i dołączyć je do akt sprawy. Dłużnik nie może podnosić zarzutu nieotrzymania faktury — bo faktura została mu doręczona w sensie prawnym z chwilą nadania jej numeru w systemie.

4. Termin zapłaty — co liczymy od daty UPO

Art. 7 ust. 2 u.p.n.o. mówi, że termin zapłaty w transakcjach B2B nie może przekraczać 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku. W modelu KSeF „dzień doręczenia” = dzień przydzielenia numeru w KSeF (UPO). To radykalnie upraszcza obliczenia:

UPO 5 maja 2026 r. + termin umowny 30 dni → płatność do 4 czerwca 2026 r. → opóźnienie od 5 czerwca 2026 r.;
brak postanowienia umownego o terminie → ustawowy termin 30 dni od spełnienia świadczenia (art. 7 ust. 2 u.p.n.o.);
termin >60 dni między dużym a MŚP — nieważny ex lege, stosujemy 60 dni od UPO (art. 7 ust. 2a u.p.n.o.).

Szczegółową analizę, jak liczyć termin zapłaty w różnych konfiguracjach umownych, znajdziesz w naszym artykule „Od kiedy biegnie termin zapłaty faktury B2B”.

5. Co z momentem zapłaty? KSeF tu nie pomaga

To istotne rozróżnienie. KSeF reguluje wystawianie i doręczanie faktur, ale nie reguluje momentu zapłaty. Datą zapłaty w obrocie bezgotówkowym pozostaje, zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą Sądu Najwyższego (m.in. wyrok SN z 14 stycznia 2016 r., I CSK 1094/14, w nawiązaniu do uchwały SN z 14 lutego 2002 r., III CZP 81/01), moment uznania rachunku bankowego wierzyciela — nie data zlecenia przelewu ani data obciążenia rachunku dłużnika.

To oznacza, że nawet jeżeli dłużnik zlecił przelew dokładnie w ostatnim dniu terminu, ale środki zaksięgowały się dzień później (np. po sesji ELIXIR), opóźnienie i tak powstało. Rekompensata 40/70/100 EUR należy się od pierwszego dnia po terminie. Więcej w artykule „Data zapłaty faktury — moment uznania rachunku wierzyciela”.

6. Faktura jako dowód w sądzie — XML, PDF, UPO

W postępowaniu cywilnym dowodem nie jest sama faktura, ale dokument ją odzwierciedlający. Po wejściu KSeF struktura dowodowa wygląda tak:

XML faktury ustrukturyzowanej pobrany z KSeF — dowód treści faktury;
UPO z KSeF — dowód doręczenia z dokładnym znacznikiem czasowym;
wizualizacja PDF wygenerowana z XML — wersja czytelna do akt papierowych.

Ministerstwo Finansów udostępnia narzędzia do wizualizacji faktur ustrukturyzowanych i pobierania UPO. W EPU oraz w postępowaniu uproszczonym praktyka będzie wyglądać tak: do pozwu załączasz wydruk wizualizacji + UPO. Jeżeli sąd zażąda — dostarczasz oryginał XML.

Dla pełnego przewodnika po procedurze pozwu o rekompensatę zapraszamy do artykułu „Pozew o rekompensatę z art. 10 — sąd, koszty i procedura krok po kroku”.

7. Faktury sprzed KSeF — co z nimi

Obowiązkowy KSeF nie ma mocy wstecznej. Faktury wystawione przed datą wejścia obowiązku (1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r. — zależnie od podatnika) pozostają w dotychczasowym reżimie:

doręczenie ustalamy klasycznie (e-mail z potwierdzeniem, ZPO, korespondencja kuriera, wpisy w EDI);
termin zapłaty liczymy od dnia, w którym faktura faktycznie wpłynęła do dłużnika;
w razie sporu o doręczenie — ciężar dowodu spoczywa na wierzycielu (art. 6 KC).

W praktyce oznacza to, że przez najbliższe lata będziemy prowadzić sprawy hybrydowe: część faktur w „starym reżimie”, część w KSeF. Nie zmienia to wysokości rekompensaty — jedynie sposób udowodnienia momentu doręczenia.

8. Tryb offline i awarie KSeF

Przepisy przewidują tzw. tryb offline (m.in. dla awarii systemu po stronie podatnika lub niedostępności KSeF) oraz okres na wprowadzenie faktury do systemu po przywróceniu jego działania. W okresie offline faktura ma datę wystawienia z dnia faktycznego wystawienia, a datę doręczenia — z dnia przydzielenia numeru w KSeF po przywróceniu działania.

Z perspektywy wierzyciela: jeżeli faktura przeszła w trybie offline, sprawdź dwie daty — datę wystawienia (z metryki XML) i datę przydzielenia numeru KSeF (z UPO). Termin zapłaty z art. 7 ust. 2 u.p.n.o. liczymy od tej drugiej.

9. Co KSeF nie zmienia — rzeczy, o które dłużnik nie może się już zasłaniać

Po wejściu KSeF następujące zarzuty dłużnika tracą rację bytu albo radykalnie się osłabiają:

„nie otrzymałem faktury” — UPO z KSeF rozstrzyga;
„nie wiedziałem, że faktura jest wymagalna” — termin liczymy mechanicznie od UPO;
„sporu o datę doręczenia” — XML i UPO mają stempel czasowy z systemu administracji skarbowej;
klauzule umowne „termin biegnie od doręczenia faktury w wersji papierowej” — nie mają już praktycznego sensu, bo doręczenie w obrocie B2B następuje w KSeF.

Co dłużnik może nadal próbować podnosić — i co opisaliśmy w artykule „Pozew wzajemny, zarzut potrącenia i opłaty półkowe” — to klasyczne instrumenty procesowe (potrącenie z art. 498 KC, pozew wzajemny z art. 204 KPC). KSeF nie eliminuje obrony merytorycznej co do istnienia długu — jedynie zamyka pole do gry pozorami w sporze o doręczenie.

10. Praktyczna checklista dla wierzyciela B2B w erze KSeF

archiwizuj XML faktur i UPO w sposób umożliwiający szybkie pobranie do akt sprawy (minimum 3 lata — termin przedawnienia rekompensaty);
w umowach handlowych zaktualizuj klauzule o terminie zapłaty — odnoś się wprost do daty UPO z KSeF, nie do „daty otrzymania faktury”;
monitoruj terminy zapłaty automatycznie — UPO daje pewną datę startową dla zegarka opóźnienia;
nie czekaj z rekompensatą — roszczenie powstaje ex lege, ale 3-letni termin przedawnienia liczy się od dnia wymagalności (więcej w artykule „Przedawnienie rekompensaty”);
przy masowych roszczeniach — rozważ EPU. Komplet XML+UPO w pełni potwierdza wymagalność.

Podsumowanie

KSeF nie zmienia samej istoty rekompensaty z art. 10 u.p.n.o. — przesłanki, wysokość, sposób przeliczenia z EUR na PLN i zasada powstawania ex lege pozostają bez zmian. Co realnie zmienia, to warstwa dowodowa: dzień doręczenia faktury jest teraz datą jednoznaczną, a wierzyciel ma w ręku narzędzie (UPO), które zamyka jedno z najczęstszych pól obrony dłużnika.

Dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż B2B oznacza to, że dochodzenie rekompensat od opóźnionych płatności staje się jeszcze prostsze proceduralnie — pod warunkiem, że poprawnie archiwizujesz XML i UPO oraz aktualizujesz klauzule umowne o terminie zapłaty.

Masz faktury zapłacone po terminie? Sprawdź ile możesz odzyskać — bezpłatna analiza na rekompensa.pl.