Firma IT wystawia co miesiąc dziesiątki, a bywa że setki faktur abonamentowych — za licencje, SaaS, utrzymanie systemów, wsparcie techniczne. Każda faktura zapłacona choćby jeden dzień po terminie to osobna rekompensata 40, 70 lub 100 EUR z art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2023/1790). W artykule wyjaśniamy, jak to działa w praktyce — i czego się wystrzegać.
Dlaczego branża IT to szczególny przypadek
Dostawcy oprogramowania, integratorzy, firmy SaaS i operatorzy helpdesk mają jedną wspólną cechę: model rozliczeń oparty na cyklicznych, powtarzalnych fakturach. Abonament za dostęp do platformy, miesięczna opłata serwisowa, faktura za support — każda z nich to odrębna transakcja handlowa w rozumieniu art. 4 pkt 1 u.p.n.o.
Oznacza to, że jeśli klient zapłaci 8 faktur miesięcznych po terminie, wierzyciel ma prawo do 8 osobnych rekompensat — nie jednej. Zasadę tę potwierdzają polskie sądy, powołując się m.in. na wyrok TSUE w sprawie C-199/19: rekompensata dotyczy każdego opóźnienia oddzielnie, a nie zbiorczo całej umowy.
Przy wolumenie typowym dla firm IT — kilkadziesiąt faktur miesięcznie na kilku do kilkudziesięciu klientów — ta zasada przekłada się na kwoty, których nie sposób lekceważyć. Więcej o mechanizmie naliczania progów 40/70/100 EUR przeczytasz w artykule 40, 70 czy 100 EUR — jak ustalić wysokość rekompensaty.
Abonament, licencja, SaaS — każda faktura to odrębna transakcja
Charakter zobowiązania w umowach IT jest zazwyczaj ciągły lub okresowy: dostawca świadczy usługę przez czas trwania umowy, a klient płaci w regularnych ratach. To rozróżnienie ma bezpośredni wpływ na liczbę rekompensat.
W zobowiązaniach ciągłych wynagrodzenie rozliczane jest przez faktury o charakterze świadczenia okresowego — każda faktura odrębnie wyznacza termin zapłaty. Każde przekroczenie tego terminu otwiera osobne roszczenie o rekompensatę. Tak jest w przypadku:
- miesięcznych faktur za subskrypcję SaaS (np. system ERP, CRM, platforma HR),
- comiesięcznych opłat za dostęp do systemu lub bazy danych,
- faktur za utrzymanie i wsparcie (support, SLA, helpdesk),
- licencji rozliczanych miesięcznie lub kwartalnie.
Wyjątek stanowią licencje roczne płatne z góry jedną fakturą — tu mamy jedną transakcję i jedną rekompensatę. Przy fakturach etapowych za wdrożenie każdy milestone to osobna transakcja handlowa. Zasadę per-faktura szczegółowo omawia artykuł o wyroku TSUE C-370/21 i C-78/22 — jedna umowa, wiele faktur.
Co mówią sądy — dwa wyroki z praktyki IT
Wyrok pozytywny: abonament za dostęp do systemu (SR Gdynia VI GC 30/24 z 17.01.2025)
Sprawa dotyczyła umowy o dostęp do systemu informatycznego z comiesięczną opłatą abonamentową. Klient przestał płacić — łącznie 8 faktur. Dostawca pozwał o należności główne plus rekompensaty z art. 10 u.p.n.o.
Sąd Rejonowy w Gdyni zasądził całość, w tym 1 505,09 zł z tytułu rekompensat (40 EUR od każdej z 8 faktur). W uzasadnieniu potwierdził dwie kluczowe zasady:
- Każda faktura abonamentowa = odrębna transakcja handlowa i odrębna rekompensata. Sąd powołał się na orzecznictwo TSUE (C-199/19): "Rekompensata zasadniczo dotyczy każdego opóźnienia oddzielnie."
- Fakt, że klient nie korzystał z systemu w spornym okresie, jest bez znaczenia: obowiązek zapłaty abonamentu wynikał z ważnej umowy zawartej na czas określony i istniał niezależnie od aktywności klienta.
Dla firm IT to ważna lekcja: jeżeli klient twierdzi, że "nie używał systemu w tym miesiącu", nie jest to zarzut, który może pozbawić dostawcę rekompensaty. Obowiązek zapłaty wynika z ważnej umowy, a rekompensata — z opóźnienia w jej wykonaniu.
Wyrok przestrogi: faktury za usługi, których nie świadczono (SR Kielce V GC 1012/25 z 18.11.2025)
Druga sprawa ma odwrotny wydźwięk. Spółka wystawiała faktury abonamentowe po formalnym wygaśnięciu umowy — klient nie logował się do systemu, umowa ustała, a dostawca kontynuował fakturowanie. Sąd oddalił powództwo, w tym żądanie rekompensat:
"Powodowi nie przysługiwały rekompensaty z tytułu odzyskiwania należności ani odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych jako świadczenia akcesoryjne wobec należności głównej."
Wniosek jest jednoznaczny: rekompensata z art. 10 jest roszczeniem akcesoryjnym wobec należności głównej. Jeśli podstawa świadczenia nie istnieje — bo umowa wygasła lub usługa nie była faktycznie realizowana — nie ma rekompensaty. Prawo do 40 EUR nie powstaje w oderwaniu od ważnej i wykonywanej transakcji handlowej.
Ile można odzyskać — przykład liczbowy
Przyjmijmy realistyczny scenariusz dla małego dostawcy oprogramowania:
- 15 klientów B2B opłacających miesięczny abonament za system (500–2 000 zł/miesiąc),
- każdy klient płaci średnio 6 faktur rocznie po terminie,
- wartość każdej faktury poniżej 5 000 zł → próg 40 EUR (ok. 172 zł po kursie ~4,30 PLN/EUR).
Łącznie: 15 klientów × 6 faktur = 90 rekompensat × 172 zł ≈ 15 480 zł rocznie. Do tego dochodzą odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych naliczane od każdej faktury — o sposobie ich liczenia przeczytasz w artykule Odsetki ustawowe za opóźnienie — jak liczyć.
Roszczenia przedawniają się po 3 latach od dnia wymagalności (art. 118 KC). Firma IT działająca od kilku lat ma potencjalnie do odzyskania rekompensaty za ostatnie 3 lata — bez względu na to, czy faktury zostały już zapłacone. Wystarczy, że zapłata nastąpiła po terminie. Szczegóły na temat przedawnienia znajdziesz w artykule Przedawnienie rekompensaty — 3 lata, ale od kiedy.
Jakie dokumenty zebrać
Firma IT, która chce dochodzić rekompensat, potrzebuje przede wszystkim trzech kategorii dokumentów:
- Umowa lub OWH — potwierdzenie, że usługa była faktycznie świadczona i że miała charakter transakcji handlowej (oba podmioty to przedsiębiorcy działający w ramach swojej działalności, art. 4 pkt 1 u.p.n.o.).
- Faktury z terminem płatności — każda faktura stanowi odrębne roszczenie.
- Wyciąg bankowy z datą uznania rachunku — nie potwierdzenie przelewu, nie data obciążenia rachunku klienta, ale data wpływu środków na konto dostawcy. To ten moment decyduje o tym, czy i ile dni opóźnienia nastąpiło. Szczegółowo o dokumentowaniu piszemy w artykule Jak dokumentować opóźnienia w płatnościach B2B.
Jeśli korzystasz z systemu KSeF, data przydzielenia numeru KSeF faktury eliminuje wszelkie spory o termin jej doręczenia — to dodatkowe uproszczenie dla firm IT wystawiających faktury elektronicznie.
Art. 10 działa w obie strony
Firma IT jako dostawca może dochodzić rekompensat od klientów B2B, którzy płacą faktury abonamentowe po terminie. Ale firma IT jako zamawiający — kupująca subskrypcje narzędzi SaaS, usługi hostingowe, licencje od podmiotów zagranicznych z siedzibą w UE — może być zobowiązana do zapłaty rekompensat swoim dostawcom. Dyrektywa 2011/7/UE, którą implementuje polska u.p.n.o., obowiązuje we wszystkich państwach UE.
Podsumowanie
Branża IT to naturalne środowisko dla masowego dochodzenia rekompensat z art. 10 u.p.n.o. — cykliczne faktury, wielu klientów B2B i stosunkowo krótkie terminy płatności tworzą warunki, w których opóźnienia kumulują się w kwoty warte dochodzenia. Kluczowe zasady:
- Każda faktura abonamentowa = odrębna transakcja = odrębna rekompensata.
- Fakt, że klient nie korzystał z systemu, nie uchyla obowiązku zapłaty ani rekompensaty.
- Rekompensata jest roszczeniem akcesoryjnym — jeśli główne zobowiązanie jest nieważne lub niewykonane, rekompensata odpada.
- Roszczenia przedawniają się po 3 latach — warto audytować historyczne płatności przed upływem tego terminu.
Więcej o dochodzeniu rekompensat w praktyce znajdziesz w kompletnym przewodniku po rekompensatach B2B oraz w artykule Pozew o rekompensatę z art. 10 — sąd, koszty i procedura.
Masz faktury za abonament, licencje lub serwis IT zapłacone po terminie? Sprawdź ile możesz odzyskać — bezpłatna analiza na rekompensa.pl.