Nota księgowa na rekompensatę 40, 70 lub 100 euro nie jest wymogiem prawnym — rekompensata przysługuje wierzycielowi z mocy prawa, bez wezwania i bez żadnego dokumentu (art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, dalej: u.p.n.o.). Notę wystawia się z powodów praktycznych: żeby mieć w księgach i w korespondencji z dłużnikiem jasno policzoną kwotę, którą można od razu ująć w wezwaniu do zapłaty albo w pozwie.
Czy nota księgowa jest w ogóle potrzebna?
Nie w sensie prawnym. Roszczenie o rekompensatę powstaje automatycznie z dniem nabycia uprawnienia do odsetek za opóźnienie (art. 10 ust. 1 u.p.n.o.) — tak samo jak odsetki, nie wymaga wezwania dłużnika ani wystawienia jakiegokolwiek dokumentu. Nota księgowa jest wyłącznie narzędziem księgowym i dowodowym: ułatwia rozliczenie kwoty u siebie, a wysłana dłużnikowi razem z wezwaniem do zapłaty (zobacz nasz poradnik o przedsądowym wezwaniu do zapłaty) pokazuje mu dokładne wyliczenie, zamiast samej kwoty słownej.
Nota księgowa czy faktura VAT?
Rekompensata ma charakter odszkodowawczy, a nie wynagrodzenie za świadczenie — nie podlega VAT, więc nie dokumentuje się jej fakturą VAT. Właściwym dokumentem jest nota księgowa (czasem nazywana notą obciążeniową), czyli dowód księgowy w rozumieniu art. 21 ustawy o rachunkowości. Szczegółowe skutki podatkowe rekompensaty (VAT, CIT/PIT, ujęcie kosztowe u dłużnika) opisaliśmy osobno w poradniku o rekompensacie a podatkach — tu skupiamy się na samym dokumencie.
Kiedy można wystawić notę?
Najwcześniej z dniem, w którym roszczenie o rekompensatę powstało — czyli z dniem nabycia uprawnienia do odsetek za opóźnienie, a więc od pierwszego dnia zwłoki w zapłacie. Datę, od której liczy się opóźnienie w konkretnej transakcji, ustala się tak samo jak dla odsetek ustawowych za opóźnienie — zasady tego liczenia opisaliśmy w poradniku o terminie płatności faktury. Nic nie stoi na przeszkodzie, by notę wystawić później — nawet tuż przed pozwem — roszczenie o rekompensatę przedawnia się dopiero po trzech latach.
Jakie elementy musi zawierać nota księgowa?
Ustawa o rachunkowości nie przewiduje odrębnego wzoru noty, ale w art. 21 ust. 1 określa minimalną treść każdego dowodu księgowego. Nota na rekompensatę powinna więc zawierać:
- rodzaj dokumentu i jego numer identyfikacyjny (np. „Nota księgowa nr 12/09/2026″),
- oznaczenie stron — nazwę i adres wierzyciela oraz dłużnika,
- opis operacji i jej wartość — wskazanie faktury (numer, kwota, termin płatności), z tytułu której naliczono rekompensatę, podstawę prawną (art. 10 u.p.n.o.) oraz kwotę w euro i po przeliczeniu na złote,
- datę dokonania operacji (dzień nabycia uprawnienia do rekompensaty) oraz datę wystawienia noty, jeśli są różne,
- podpis osoby wystawiającej notę.
Jeśli nota opiewa na kwotę wyrażoną także w walucie obcej, art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości wymaga podania przeliczenia na złote wraz ze wskazaniem zastosowanego kursu — w przypadku rekompensaty z art. 10 u.p.n.o. nie jest to jednak ogólny kurs z dnia operacji, lecz kurs wskazany wprost w ustawie (patrz niżej).
Jaki kurs euro zastosować przy przeliczeniu?
Tu obowiązuje przepis szczególny, a nie ogólna zasada z ustawy o rachunkowości. Art. 10 ust. 1a u.p.n.o. nakazuje przeliczać równowartość rekompensaty według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne — nie według kursu z dnia wystawienia noty ani z dnia faktury.
Przykład liczbowy
Faktura na 8000 zł netto z terminem płatności upływającym 15 września 2026 r. Świadczenie stało się wymagalne 16 września 2026 r. Miesiącem poprzedzającym wrzesień jest sierpień — ostatnim dniem roboczym sierpnia 2026 r. był 31 sierpnia (poniedziałek), a średni kurs NBP dla EUR z tego dnia wynosił 4,3264 zł (tabela nr 168/A/NBP/2026).
Wartość świadczenia (8000 zł) mieści się w przedziale powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł, więc zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 u.p.n.o. próg rekompensaty wynosi 70 euro. Po przeliczeniu: 70 × 4,3264 zł = 302,848 zł, po zaokrągleniu do grosza — 302,85 zł. Tyle wpisuje się na nocie, niezależnie od tego, jaki kurs euro obowiązuje w dniu jej wystawienia.
Dla przypomnienia progów z art. 10 ust. 1 u.p.n.o.: 40 euro przy wartości świadczenia do 5000 zł, 70 euro przy wartości powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł, 100 euro przy wartości od 50 000 zł wzwyż.
Czy dłużnik może uzależnić zapłatę odsetek od otrzymania noty?
Nie. Zapis w umowie, że odsetki albo rekompensata są płatne dopiero po wystawieniu i doręczeniu noty księgowej, jest nieważny z mocy art. 13 ust. 1 u.p.n.o. — ten przepis wprost unieważnia postanowienia umowne ograniczające uprawnienia wierzyciela z art. 10. Dokładnie tę kwestię, na przykładzie klauzuli warunkującej zapłatę odsetek notą obciążeniową, rozkładamy w osobnym artykule: nota obciążeniowa jako warunek zapłaty odsetek B2B. Innymi słowy: notę wystawiasz dla siebie i dla porządku, a nie dlatego, że bez niej dłużnik nie musi płacić.
Co zrobić, jeśli dłużnik nie zapłaci mimo noty?
Nota księgowa nie jest tytułem egzekucyjnym — sama w sobie niczego nie wyegzekwuje. Jeśli dłużnik zignoruje notę i wezwanie, kolejnym krokiem jest pozew o zapłatę, w którym rekompensatę dolicza się do żądania głównego. Procedurę, koszty i wybór sądu opisaliśmy w poradniku pozew o zapłatę — który sąd, jakie koszty, krok po kroku.
Wzór noty księgowej na rekompensatę
Poniżej przykład wypełnionej noty dla powyższego stanu faktycznego:
Nota księgowa nr 12/09/2026
Data wystawienia: 25.09.2026 r.
Data dokonania operacji: 16.09.2026 r.Wystawca (wierzyciel): [nazwa firmy, adres, NIP]
Odbiorca (dłużnik): [nazwa firmy, adres, NIP]Tytuł: Rekompensata za koszty odzyskiwania należności na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1790), z tytułu opóźnienia w zapłacie faktury nr FV/123/2026 z dnia 01.09.2026 r. na kwotę 8000,00 zł netto, z terminem płatności 15.09.2026 r.
Kwota: 70,00 EUR, według średniego kursu NBP z dnia 31.08.2026 r. (4,3264 zł) = 302,85 zł
Podpis: [imię i nazwisko, stanowisko]
Dane w nawiasach kwadratowych uzupełnij własnymi — reszta to gotowy szkielet, który możesz odtworzyć dla każdej opóźnionej faktury. Jeżeli w tym samym miesiącu masz więcej niż jedną zaległą fakturę od tego samego kontrahenta, wystaw notę dla każdej z nich osobno — rekompensata z art. 10 ust. 1 u.p.n.o. przysługuje odrębnie od każdej transakcji handlowej, czyli od każdej faktury. Więcej o samej rekompensacie — w naszym kompletnym przewodniku po rekompensacie.
Masz faktury zapłacone po terminie? Sprawdzimy bezpłatnie, ile możesz odzyskać — bez zobowiązań i bez opłat wstępnych. Zamów bezpłatny audyt należności.
Wolisz porozmawiać? ☎ +48 603 934 996 · ✉ kontakt@rekompensa.pl
Zobacz też: kalkulator odsetek za opóźnienie · co musi zawierać wezwanie do zapłaty · kompletny przewodnik po rekompensacie