Wpis dłużnika do KRD, BIG InfoMonitor, ERIF lub innego biura informacji gospodarczej wymaga spełnienia łącznie trzech warunków: zobowiązania powstałego z działalności gospodarczej o wartości co najmniej 500 zł, wymagalnego od minimum 30 dni, oraz wcześniejszego wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania danych, wysłanego co najmniej miesiąc wcześniej. Samodzielnie nic Pan/Pani nie wpisze — trzeba mieć podpisaną pisemną umowę z konkretnym biurem.
Przy okazji wpisu warto pamiętać, że za samo opóźnienie w zapłacie faktury B2B należy się dodatkowo rekompensata 40, 70 lub 100 EUR z art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych — niezależnie od tego, czy zdecydują się Państwo na wpis do rejestru dłużników.
Czym jest wpis do KRD lub BIG i jak to działa?
Biuro informacji gospodarczej (BIG) to prywatny podmiot działający na podstawie ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 85) — w Polsce funkcjonuje kilka takich biur, m.in. Krajowy Rejestr Długów (KRD), BIG InfoMonitor, ERIF BIG oraz Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG). Wykaz biur wpisanych do rejestru prowadzonego przez ministra właściwego do spraw gospodarki jest publikowany i aktualizowany w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 11a ust. 2 ustawy).
Żeby móc przekazywać dane do biura, wierzyciel musi zawrzeć z nim umowę o udostępnianie informacji gospodarczych — na piśmie, pod rygorem nieważności (art. 12 ust. 1–2 ustawy). Bez tej umowy nawet spełnienie wszystkich pozostałych warunków nie pozwoli nic wpisać.
Jakie warunki trzeba spełnić, żeby wpisać dłużnika-przedsiębiorcę?
Dla dłużnika niebędącego konsumentem (czyli w typowej relacji B2B) art. 15 ust. 1 ustawy wymaga łącznego spełnienia trzech warunków:
- zobowiązanie powstało w związku z działalnością gospodarczą (art. 15 ust. 1 pkt 1);
- łączna kwota wymagalnych zobowiązań dłużnika wobec tego wierzyciela wynosi co najmniej 500 zł i jest wymagalna od co najmniej 30 dni (art. 15 ust. 1 pkt 2);
- upłynął co najmniej miesiąc od wysłania dłużnikowi listem poleconym (albo doręczenia do rąk własnych) wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura, z podaniem firmy i adresu tego biura (art. 15 ust. 1 pkt 3).
Przykład: faktura na 2000 zł netto, termin płatności minął 15 kwietnia. Wezwanie z ostrzeżeniem o wpisie można wysłać najwcześniej 15 maja (30 dni wymagalności), a samego wpisu dokonać nie wcześniej niż 15 czerwca (miesiąc od wezwania) — pod warunkiem że dług nadal nie został spłacony.
Jeśli umowa z dłużnikiem przewiduje możliwość wysyłki wezwań elektronicznie na wskazany w umowie adres e-mail, warunek miesięcznego wyczekiwania liczy się od takiego wezwania mailowego — nie trzeba korzystać z listu poleconego (art. 15 ust. 1a ustawy).
Co musi zawierać wezwanie do zapłaty przed wpisem?
To nie może być zwykłe, ogólne wezwanie — ustawa stawia dodatkowe wymogi. Wezwanie musi wprost ostrzegać o zamiarze przekazania danych do biura i podawać firmę oraz adres siedziby tego biura (art. 15 ust. 1 pkt 3), a dodatkowo informować dłużnika o możliwości zgłoszenia sprzeciwu wobec zamiaru wpisu (art. 15a ust. 2 ustawy). Wezwanie przygotowane wyłącznie pod kątem art. 10 czy odsetek ustawowych — bez tych dwóch elementów — nie uprawnia jeszcze do wpisu do biura; trzeba je rozszerzyć albo wysłać osobne pismo.
Czy dłużnik może się sprzeciwić wpisowi?
Tak. Po otrzymaniu wezwania dłużnik może zgłosić wierzycielowi sprzeciw wobec zamiaru przekazania danych (art. 15a ust. 1 ustawy). Jeżeli wierzyciel nie uwzględnia sprzeciwu kwestionującego istnienie zobowiązania (w całości lub w części) albo powołującego się na przedawnienie, a mimo to przekazuje dane do biura, ma obowiązek zawrzeć informację o tym sprzeciwie w danych przekazywanych do biura (art. 15a ust. 3 ustawy). Pominięcie tego obowiązku naraża wierzyciela na zarzut nierzetelnego wpisu — a w skrajnym przypadku na roszczenie dłużnika o naprawienie szkody wyrządzonej nieuprawnionym lub niepełnym wpisem (kwestia odpowiedzialności odszkodowawczej — wymaga odrębnej weryfikacji w LEX/Legalis co do podstawy i zakresu w konkretnym stanie faktycznym).
Szybsza ścieżka: wpis na podstawie tytułu wykonawczego
Jeśli dług został już stwierdzony tytułem wykonawczym — np. prawomocnym nakazem zapłaty z klauzulą wykonalności — ustawa przewiduje odrębną, szybszą procedurę (art. 16 ustawy), niezależną od progu 500 zł i 30-dniowej wymagalności z art. 15. Warunki są tu inne:
- zobowiązanie zostało stwierdzone tytułem wykonawczym (art. 16 ust. 1 pkt 1);
- upłynęło co najmniej 14 dni od wysłania dłużnikowi pisma z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu (art. 16 ust. 1 pkt 2) — krócej niż miesiąc wymagany w trybie z art. 15;
- wierzyciel przekazał do biura dane organu orzekającego, datę wydania i sygnaturę tytułu wykonawczego (art. 16 ust. 1 pkt 3);
- nie upłynęło 6 lat od dnia stwierdzenia zobowiązania prawomocnym orzeczeniem (art. 16 ust. 1 pkt 4).
Ta ścieżka ma sens zwłaszcza wtedy, gdy egzekucja komornicza okazała się bezskuteczna — wpis do biura pozostaje dodatkowym środkiem nacisku, niezależnym od dalszych czynności komornika.
Jak wygląda procedura krok po kroku?
- Zawarcie pisemnej umowy o udostępnianie informacji gospodarczych z wybranym biurem (art. 12 ustawy).
- Wysłanie dłużnikowi wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu i pouczeniem o prawie sprzeciwu.
- Odczekanie ustawowego terminu — miesiąc (art. 15) albo 14 dni przy tytule wykonawczym (art. 16) — i sprawdzenie, czy dłużnik zapłacił albo zgłosił sprzeciw.
- Przekazanie do biura kompletu danych wymaganych ustawą (dane wierzyciela, dłużnika i zobowiązania, a przy sprzeciwie — także jego treść).
- Bieżąca aktualizacja wpisu w razie spłaty — ustawa nakłada na wierzyciela obowiązek zgłoszenia wywiązania się dłużnika ze zobowiązania (art. 18 ustawy).
Ile kosztuje wpis i jak długo trwa?
Ustawa nie narzuca stawki — wysokość opłaty za usługi biura ustala jego własny cennik, będący elementem umowy zawieranej na podstawie art. 12 ust. 2 ustawy, a sposób informowania o opłatach reguluje regulamin biura zatwierdzany przez ministra właściwego do spraw gospodarki (art. 11 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 ustawy). Oferty KRD, BIG InfoMonitor, ERIF i KBIG różnią się pakietami i cennikiem, dlatego przed podpisaniem umowy warto je porównać. Samo ujawnienie danych po stronie biura nie jest obwarowane dodatkowym ustawowym okresem oczekiwania — w praktyce następuje po weryfikacji formalnej zgłoszenia, zwykle w ciągu kilku dni roboczych.
Czy warto wpisać dłużnika do rejestru?
Wpis do KRD lub BIG nie zastępuje pozwu ani egzekucji — to dodatkowy, pozasądowy środek nacisku, który utrudnia dłużnikowi m.in. uzyskanie kredytu czy leasingu i bywa elementem szerszej windykacji należności B2B. Działa najskuteczniej równolegle z wezwaniem do zapłaty i przed skierowaniem sprawy do sądu, bo koszt i czas jego uruchomienia są niewielkie w porównaniu z pozwem o zapłatę. Jeśli dłużnik mimo wpisu nadal nie płaci, kolejnym krokiem pozostaje droga sądowa i — po uzyskaniu tytułu wykonawczego — egzekucja komornicza.
Masz faktury zapłacone po terminie? Sprawdzimy
bezpłatnie, ile możesz odzyskać — bez zobowiązań i bez opłat wstępnych.
Zamów bezpłatny audyt
należności.
Wolisz porozmawiać? ☎ +48 603 934
996 ·
✉ kontakt@rekompensa.pl
Zobacz też:
kalkulator
odsetek za opóźnienie ·
co musi
zawierać wezwanie do zapłaty ·
kompletny
przewodnik po rekompensacie