Koszty odzyskiwania należności — ile odzyskasz od dłużnika

Wielu przedsiębiorców zna zryczałtowane 40, 70 lub 100 euro za każdą opóźnioną fakturę. Znacznie mniej wie, że to dopiero minimum. Jeżeli realne koszty odzyskania należności były wyższe — wezwania, pełnomocnik, firma windykacyjna, czas pracowników — możesz dochodzić od dłużnika także ich. Poniżej na jakich zasadach i co trzeba udokumentować.

Ten artykuł wyjaśnia, co i jak można dochodzić ponad ryczałt, jak udokumentować koszty i gdzie sądy wyznaczają granice.

Dwa odrębne roszczenia — ryczałt i zwrot rzeczywistych kosztów

Art. 10 u.p.n.o. przewiduje dwa odrębne uprawnienia wierzyciela:

Art. 10 ust. 1 — ryczałtowa rekompensata 40 / 70 / 100 EUR od każdej transakcji handlowej, naliczana bez wezwania i bez konieczności wykazania jakichkolwiek kosztów. Szczegóły omówiliśmy w artykule 40, 70 czy 100 EUR — jak ustalić wysokość rekompensaty.
Art. 10 ust. 2 — zwrot poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę, w uzasadnionej wysokości.

Oba roszczenia są niezależne. Ryczałt należy się automatycznie — wystarczy, że dłużnik opóźnił się z zapłatą. Art. 10 ust. 2 to osobne roszczenie: wierzyciel musi wykazać, jakie konkretnie koszty poniósł i że były one racjonalne.

Potwierdza to jednoznacznie polskie orzecznictwo. Sąd Apelacyjny w Katowicach w uzasadnieniu postanowienia z 30 kwietnia 2024 r. (V AGa 273/22) — podtrzymując stanowisko sądu pierwszej instancji co do meritum — wskazał: „rekompensata [z art. 10 ust. 1] nie jest uzależniona (…) od wykazania przez powoda, że poniósł koszty odzyskiwania należności w wysokości 40 EUR. Wynika to jednoznacznie z uregulowania art. 7 w zw. z art. 10 ust. 2 ustawy”. Inaczej mówiąc: ryczałt nie wymaga dowodu kosztów, ale każda złotówka ponad ryczałt — tak.

Co mówi TSUE o relacji ryczałtu i dodatkowych kosztów

Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z 13 września 2018 r. w sprawie C-287/17 (Česká pojišťovna) przeanalizował relację art. 6 ust. 1 i ust. 3 dyrektywy 2011/7/UE (których polskim odpowiednikiem jest art. 10 ust. 1 i ust. 2 u.p.n.o.).

Trybunał wyjaśnił, że stała kwota 40 EUR pokrywa koszty administracyjne i wewnętrzne związane z odzyskiwaniem należności (wezwania wewnętrzne, monity, obsługa księgowa opóźnienia). Natomiast dodatkowe koszty przewidziane w art. 6 ust. 3 dyrektywy to przede wszystkim koszty zewnętrzne — w szczególności wynagrodzenie prawnika i firmy windykacyjnej.

Ta dystynkcja jest kluczowa: ryczałt ma „zamknąć” koszty wewnętrzne wierzyciela (tego, co i tak by poniósł obsługując opóźnienie). Koszty wykraczające poza tę pulę — zwłaszcza honorarium radcy/adwokata lub firmy windykacyjnej — są objęte art. 10 ust. 2.

Jakie koszty można dochodzić ponad ryczałt

Katalog nie jest zamknięty, ale w praktyce do art. 10 ust. 2 kwalifikują się przede wszystkim:

Wynagrodzenie pełnomocnika za czynności przedsądowe — analizę dokumentów, wezwania do zapłaty, negocjacje. Koszty te muszą być udokumentowane fakturą i umową o obsługę prawną.
Koszty firmy windykacyjnej — prowizja lub wynagrodzenie za windykację polubowną. Dyrektywa 2011/7/UE wprost wymienia ten rodzaj kosztów (motyw 20).
Koszty zewnętrznych raportów i wywiadów gospodarczych — jeżeli były niezbędne do oceny wypłacalności dłużnika lub konstrukcji strategii windykacji.
Koszty tłumaczeń i doręczeń międzynarodowych — przy sporach transgranicznych.
Koszty notariusza — np. przy sporządzeniu aktu notarialnego z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji, jeżeli działanie to było uzasadnione.

Z katalogu wyłączone są co do zasady koszty wewnętrzne — czas pracy własnego działu księgowości czy windykacji. Zgodnie z TSUE C-287/17 te koszty są „skonsumowane” przez ryczałt z art. 10 ust. 1.

Co znaczy „uzasadniona wysokość”?

„Uzasadniona wysokość” to pojęcie nieostre — wprowadzono je do ustawy od 1 stycznia 2016 r. (w ślad za dyrektywą 2011/7/UE). W praktyce sądów oznacza to test proporcjonalności: koszty muszą być racjonalne względem wartości dochodzonej należności i niezbędne do jej odzyskania.

Sąd Rejonowy w Gdyni w wyroku z 17 września 2025 r. (VI GC 104/25) podkreślił, że art. 10 ust. 2 wyraźnie stanowi, iż zwrotowi podlegają jedynie koszty poniesione w uzasadnionej wysokości — sąd ma obowiązek tę wysokość kontrolować. Jeżeli wierzyciel żąda 4000 zł za „windykację” faktury na 3000 zł — powinien liczyć się z oddaleniem roszczenia lub jego miarkowaniem.

Praktyczne wytyczne z orzecznictwa:

Koszty muszą być rzeczywiście poniesione — sama nota obciążeniowa nie wystarczy. Trzeba mieć fakturę, dowód zapłaty, umowę z windykatorem lub pełnomocnikiem.
Koszty muszą być celowe — prowadzone czynności windykacyjne muszą mieć realny związek z odzyskiwaniem należności. SR w Bydgoszczy (VIII GC 2127/22, 8.05.2023) oddalił roszczenie o koszty windykacji, które uznał za niecelowe w okolicznościach sprawy.
Koszty nie mogą być nadmierne — sąd ma prawo miarkowania, zwłaszcza przy jawnej dysproporcji do wartości długu.

Jak udokumentować koszty w postępowaniu sądowym

W pozwie opartym na art. 10 ust. 2 trzeba przedstawić:

Umowę z kancelarią lub firmą windykacyjną, z której wynika przedmiot zlecenia (dochodzenie konkretnej wierzytelności) i wysokość wynagrodzenia lub sposób jego kalkulacji.
Fakturę (lub inny dokument księgowy) za wykonane czynności.
Dowód zapłaty (wyciąg bankowy) — koszt musi być „poniesiony”, a nie tylko zafakturowany.
Dokumentację czynności — wezwania do zapłaty, korespondencję z dłużnikiem, raport z windykacji polubownej.
Uzasadnienie proporcjonalności — zwięzłe wyjaśnienie, dlaczego poniesione koszty były racjonalne wobec wartości i złożoności sprawy.

Relacja z kosztami procesu (art. 98 KPC)

Częstym błędem jest traktowanie art. 10 ust. 2 jako substytutu kosztów procesu. To dwie różne kategorie:

Koszty procesu (art. 98 KPC) obejmują wynagrodzenie pełnomocnika za postępowanie sądowe, liczone według stawek rozporządzenia.
Art. 10 ust. 2 u.p.n.o. pokrywa koszty pozasądowe (windykacja polubowna, wezwania, obsługa przedsądowa).

Nie można dochodzić tych samych kosztów z obu tytułów jednocześnie — to byłoby niedopuszczalne „podwójne liczenie”. Dlatego w pozwie należy wyraźnie oddzielić: co powstało przed wniesieniem pozwu (art. 10 ust. 2) i co powstaje w związku z postępowaniem (art. 98 KPC).

Ryzyka i granice

Art. 10 ust. 2 nie jest narzędziem uniwersalnym. Typowe powody oddalenia roszczenia:

Brak dowodu rzeczywistego poniesienia kosztów — nota obciążeniowa bez faktury i dowodu zapłaty to dla sądu często za mało.
Dysproporcja między kosztami a wartością długu — zwłaszcza przy drobnych fakturach.
Brak związku przyczynowego — koszt powstał niezależnie od opóźnienia dłużnika (np. stała ryczałtowa obsługa prawna kancelarii niezależnie od tej konkretnej sprawy).
Refaktury kosztów bez własnej kalkulacji — sąd może uznać je za próbę przerzucenia ogólnej ceny na dłużnika.

Warto też pamiętać, że przy wielu fakturach od jednego dłużnika rekompensata z art. 10 ust. 1 mnoży się (patrz Jedna umowa, wiele faktur — ile rekompensat), ale art. 10 ust. 2 mnoży się wyłącznie o tyle, o ile wierzyciel rzeczywiście poniósł odrębne koszty dla każdej windykowanej należności.

Podsumowanie

Ryczałt 40 / 70 / 100 EUR z art. 10 ust. 1 u.p.n.o. to minimum gwarantowane. Jeżeli dochodzenie należności wymagało realnych wydatków — na pełnomocnika, firmę windykacyjną, raporty gospodarcze, tłumaczenia — można dochodzić ich zwrotu z art. 10 ust. 2. Warunkiem jest faktyczne poniesienie kosztów, ich celowość i racjonalna wysokość. Kluczowe jest to, co wielu wierzycieli pomija: dokumentacja. Bez faktur, umów i dowodów zapłaty sąd nie zasądzi nic ponad ryczałt.

Pełny obraz praw wierzyciela przedstawia nasz kompletny przewodnik po rekompensatach B2B [2026].

Masz faktury zapłacone po terminie? Sprawdź ile możesz odzyskać — bezpłatna analiza na rekompensa.pl.